Enquanto enchia meu copo d’água (conversas com usuários)

Escrito por Jonathas Scott | em Observações, avaliações

Como precisava beber água e no andar onde trabalho o garrafão de água estava vazio, fui ao segundo andar, decidi aproveitar o feito e antecipar uma primeira visita ao novo ambiente de trabalho das secretárias dos cursos e gerar uma pequena conversa “descompromissada” com usuários reais do sistema sga atual e potencialmente do novo.

Ao entrar na sala, que já estava com sua porta aberta, percebi que nas baias próximas ao bebedouro dois usuários estavam realizando a mesma tarefa, e resolvi fazer algumas pequenas perguntas e observações.

Abaixo descrevo o diálogo apenas de forma sucinta e evidenciando as informações resultantes desta interação que são as mais importantes:

Enquanto enchia meu copo d’água…

(pesquisador) O que estão fazendo ?

Estamos recadastrando os alunos do sistema (secretaria1)

(pesquisador) Como assim recadastrando?

É porque esses bandos de alunos graduados conseguem sempre preencher o cadastro errado, com informações faltando, com as letras todas maiúsculas ou então todas minúsculas e isso é uma droga pra gente resolver… (secretaria1)

Exatamente, dae precisamos fazer tudo de novo (secretaria2)

(pesquisador) Eita… que coisa hein… e como vocês realizam este recadastro?

Nós pegamos os documentos de cada aluno um por um e reescrevemos tudo aqui no sistema, uma droga isso, é um saco. (secretaria1)

(pesquisador) Então depois vocês imprimem a ficha cadastrada e anexam aos documentos enviados? (ao observar que um dos usuários estava imprimindo a ficha que havia terminado de cadastrar e anexando-a aos documentos já existentes)

Isso, daeh separamos por tutores e arquivamos nos armários (secretaria1)

(pesquisador) Nossa.. que trabalheira não ? Mas porque a separação por tutores ?

É assim ué!? (secretaria1)

(pesquisador) Poxa isso de recadastrar tudo não é chato não?

Putz ! um saco, principalmente porque nós não fazemos só isso, precisamos atender o telefone que é o 0800 redirecionado pra cá então todo mundo liga pra cá aluno ou não e ficamos de telefonista também. (secretaria2)

Além disso ainda temos de ficar formando turma e fazendo controle (secretaria1)

(pesquisador) E quantos recadastros destes vocês fazem por dia?

Bom neste agora estamos fazendo os 750 cadastrados mas tem curso que é um total de hum mil (1000), três mil (3000) cadastros totais, ontem por exemplo fizemos uns 80 recadastros cada uma. (secretaria1)

Isso.. eu fiz uns 78 ela uns 83.. é por aeh meu filho.. pra você ver. tem de correr. (secretaria2)

(pesquisador) Caramba… bom, obrigado meninas, mas fiquem tranquilas que isso vai melhorar.. e nos encontraremos mais vezes, bjs deixa eu subir.

Após a pequena historia acima, o que podemos observar e agregar como dados para decisões em relação ao nosso sistema sga ? Pouca coisa. Na verdade qualquer palpite aqui seria exatamente isso… um palpite. Porém esta “pouca coisa” que podemos perceber aqui é:

“O preenchimento do cadastro realizado pelos alunos no ato da inscrição não está satisfatório para a padronização de documentação adotada pela secretaria do curso.”

Existe então um fato interessante:

“Uma falha na interface e ou no tratamento dos dados do cadastro, está gerando custos adicionais de tempo e de recursos físicos e de pessoas.”

Se estivesse avaliando o problema e o coloca-se em uma tabela GUT, com certeza este problema teria um grau de urgência GRAVE.

Soluções possíveis:

  • Na Interface tratar visualmente através de Javascript os dados preenchidos pelo usuário de maneira automatizada
  • Na Interface, sugerir ao usuário o formato que deve preencher cada campo
  • No BackEnd, tratar os dados antes de realizar o update na base de dados.

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Permalink | October 29th, 2009

2 colaboraram to “Enquanto enchia meu copo d’água (conversas com usuários)”

  1. diogo Says:
    October 30th, 2009 at 8:46 am

    Espero que vocês consigam resolver esse problema da entrada de dados :)

    Só não entendi porque é necessário fazer um SGA todo de novo pra tratar esse problema que já dura anos… Mistério!

  2. admin Says:
    October 30th, 2009 at 9:38 am

    :-D

    Na verdade, é necessário aprofundar o motivo da necessidade que a secretaria tem de receber os dados dentro deste padrão escrito, que a princípio (conforme explicado por elas) trata-se apenas de norma comum da língua portuguesa como: Caixa Alta e Baixa.

    O que seria simples de se resolver, e não vejo problema quanto a tratar isso na interface do sistema.

    Agora, a razão pelo qual isso nunca fora levantado realmente é um mistério.

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